AutomatizálásPower AutomateÉlesben

Behajtási Engedély (BE)
automatizálás

Digitális igénylő űrlap és Power Automate folyamat a létesítménybe érkező járművek behajtási engedélyeinek kezelésére.

A Behajtási Engedély űrlap és a mögötte futó folyamat

A projekt röviden

A létesítménybe munkavégzés nélkül érkező járművek (szállítás, látogatás, rendezvény) behajtását az üzemeltetőnek jóvá kell hagynia, és a biztonsági szolgálatnak pontos listát kell kapnia a megjelenő járművekről és személyekről.

Az űrlap öt lépésben vezeti végig a kitöltőt, a Power Automate flow pedig a beküldéstől a biztonsági szolgálat listájáig mindent automatikusan intéz: rögzít, értesít, jóváhagyatja a kérést, és a döntés után frissíti a nyilvántartást. Az űrlap külön figyelmeztet, hogy a behajtási engedély nem jogosít munkavégzésre.

StátuszÉlesben, ma is használják
ÜgyfélOrszágos sportlétesítmény
Megbízó cégLétesítményüzemeltető cég
SzerepemA megoldás tervezője és építője
TechnikaMS Forms, Power Automate (jóváhagyások), SharePoint-listák, Outlook

Eredmény

Mit hozott a folyamat

Egységes, tiszta adat

A telefonszámok és rendszámok egységes formátumra kerülnek, a hibás rendszám automatikusan kiszűrhető.

Kézi másolgatás nélkül

A jóváhagyás után a biztonsági szolgálat listája magától frissül, nincs újragépelés.

Követhető folyamat

Minden kérés státuszával együtt egy listában visszakereshető, a beküldő pedig visszaigazolást kap.

Az összefüggés

Egy ökoszisztéma része

A négy projekt nem külön megoldás, hanem egyetlen, egymásra épülő rendszer. A BE és az MVE a kiindulási pont: itt kerül be az adat, és itt történik a jóváhagyás. A jóváhagyott adatok Microsoft Lists-ben tárolódnak, és onnan jutnak el a biztonsági szolgálat Kapunaplójába és a Diszpécser Dashboardra.

Adatbekérés és jóváhagyás

Behajtási Engedély (BE)Űrlap, normalizálás, jóváhagyás● Élesben

Munkavégzési Engedély (MVE)Elágazó űrlap, dokumentum, jóváhagyás, értesítések● Élesben

→

Közös adatréteg

Microsoft ListsA jóváhagyott kérések, a státuszok és a biztonsági szolgálati lista egy helyen, strukturáltan

Teams ShiftsA kollégák a saját Teamsükben látják a beosztást, a műszak-értesítőket, a szabadság- és cserekérelmeket

→

Felhasználás

KapunaplóBiztonsági szolgálat alkalmazása: rendszám alapján azonnali információ, be- és kilépés rögzítése● Működő prototípus Diszpécser DashboardÖsszesítő nézet az engedélyekről és a forgalomról; a Teams Shifts adatait behúzza, így a diszpécser egy helyen látja, ki van szolgálatban● Működő prototípus

Alap: Microsoft 365FormsPower AutomateMicrosoft Lists / SharePointOutlookTeams Shifts

Beszéljünk

Van egy ismétlődő, kézi folyamatod?

Írd le röviden, hogyan megy ma, és megmondom, mit lehet belőle automatizálni.

Konzultációt kérek